ども、夏期休暇で家に籠っているサスペンダーです。
いや～、家の中は涼しい～、夏はやっぱり、家の中ですね。

さて、「サスペンダーの就職セミナー」ですが、前回から、「就職活動での電話活用術【マナー編】」とお送りしております。
今回は、「就職活動での電話活用術【マナー編②受ける時】」です。

電話はかける時より、受ける時のほうが難しいですね。
だって、いつ、どこでかかってくるかわからないですから。いつでも心の準備をしておかないといけません。
ということで、電話を受ける時についてまとめましたので、ご覧ください。

【電話を受ける時】
心づもりが大事です。いつ、どこで企業から電話がかかってくるかはわかりません。
いつでも、どこでも電話がかかってきても大丈夫なように、心づもりと準備をしましょう。

１．携帯電話に着信があった場合にも「はい、○○です。」ときちんと名乗って出ます。
　　その後、きちんとお電話をいただいたお礼とあいさつを忘れずしましょう。

２．もし、電話がかかってきた場所が、携帯電話の使えない場所（電車の中など）ならば、
　　事情を言って後ですぐに折り返し電話をすることを伝え、いったん電話を切ります。
　　その後、電話ができる状況になったらすぐに電話をかけましょう。

３．電話がかかってきた時に出られない場合もあります。そんな時のために、
　　留守番電話を準備しておきましょう。
　　携帯電話だけではなく自宅の電話にも留守番機能をつけ、名前を吹き込みます。
　　 「はい、○○です。ただいま電話に出ることができません。
　　　御用の方は発信音の後にメッセージをお願いします」
　　メッセージの録音できる時間はできるだけ長く設定しましょう。ときどき、１５秒の人がいます。
　　そして、電話に出ることができなかった場合には留守電を確認し、指示に従いましょう。
　　特に断りがなければ、折り返し連絡するようにします。
　　「お電話いただいたようなのですが、採用ご担当の方はいらっしゃいますでしょうか。」
　　「授業中でしてお電話に出ることができませんでした。失礼いたしました。」

４．実家に住んでいる場合には家族にも協力を仰ぎましょう。
　　自分が受けている企業リストを作成し、自宅に掲示しておきます。
　　両親・兄弟が電話に出たときにすぐにわかるようにしておくだけで、対応がスムーズになります。

５．いつでも、メモがと取れるようにスケジュール帳は持ち歩き、すぐに出せるようにしておきましょう。

実際の受け方のコツはこちらです。
企業から電話がかかってきたら、
①名乗る。
　「はい、○○です。」
②「挨拶」と「お礼」をのべる。
　「おはようございます。（こんにちは、）」
　「お電話ありがとうございます。」
③落ち着いて対応。
　「メモの用意をいたしますので、少々お待ちください。」
　　保留した後で
　「もしもし、お待たせいたしました。」

それでは、前回の復習も兼ねて、ちょっと練習してみましょう。
解答例は「　」内に白色文字で書いてあります。

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【場面１】電車に乗っている時に電話がかかってきたら・・・
あなた「申し訳ございません。今，電車に乗っておりますので，（少し都合が悪いので）後ほど折り返し，お電話させていただいても構いませんか?」

【場面２】説明会にいけなくなった・・・
あなた「申し訳ございませんが，(急な予定が入り)●●にお伺いできなくなりました。大変失礼ですが，今回は辞退させて頂きます。」

【場面３】留守番電話にメッセージが残っていた。折り返し電話する・・・
あなた「京都コンピュータ学院の○○と申します。先ほど，□□課の△△様より留守番電話にメッセージをいただき，お電話差し上げました。」

【場面４】着信が残っていた。心当たりがある・・・
あなた「京都コンピュータ学院の○○と申します。先ほど，（○○時○○分頃）御社からの着信履歴が残っており、お電話差し上げました。採用ご担当者様におつなぎいただけますか？」
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いかがでしたか？
電話のマナーは社会人になっても必要ですから、今のうちにしっかり身につけておきましょう！

ども、すっかりご無沙汰のサスペンダーです。
といっても、「サスペンダーの秘密」がご無沙汰なだけで、「親バカ日誌」や「中国古代史座談会」にはちゃんと投稿しているので、よかったらそっちも見てください。

さて、今回も「サスペンダーの就職セミナー」をお届けします。
これまで、さまざまな就職活動関連の記事を書いてきたので、夏期休暇中にでもブログ内でまとめようかと思っています。

googleのサイトにはまとめてみたので、一度ご覧ください。
サスペンダーの就職セミナー

それでは、「サスペンダーの就職セミナー」はじまり、はじまり～。
今回は『就職活動での電話活用術【マナー編①かける時】』です。

就職活動では、企業との連絡手段として、電話がよく使われます。
しかし、いざ電話をかける時や、電話がかかってきた時など、わからないこともありますよね。
そんな困ったことにならないために電話のマナーを身につけましょう。

【電話をかける時】
準備が肝心です。「準備なくして電話はかけるな！」

１．電話番号，部署名，担当者名を確認します。
　　電話番号は代表電話か、担当部署直通なのかもチェックしておきましょう。
　　また，部署名や担当者名は間違わないように気をつけます。

２．話す内容を準備します。
　　何をどのように話すか、ノートにまとめておきましょう。
　　わかっているつもりでも、緊張してついうっかり忘れてしまうことがあります。
　　そして、そのノートはそのまま、メモが取れるようにしましょう。
　　企業の言われる事をしっかりメモしましょう。
　　その時は覚えていても、電話を切ったら忘れてしまうことってよくあります。
　　とくに、日時や場所などは復唱しましょう。
　　さらに，企業のパフレットや資料などは手元に置いて，いつでも見られるようにしておきます。

３．相手企業への気配りとして、忙しい時間帯などは避けるようにします。
　　たとえば、月曜の午前、始業時間すぐや終業時間間際、お昼休憩、月末月初などは避けたいですね。
　　ということで、電話をかけるなら
　　午前は１０：００～１１：３０、
　　午後は１４：００～１６：３０　くらいが目安です。
　　もし，どうしても忙しい時間にかけなくてはいけないときは，
　　「お忙しいところ申し訳ございません」など一言添えましょう。

４．電話をかけるなら、できれば固定電話から。
　　公衆電話を利用する場合は、ボックスタイプのものがベターです。
　　携帯電話では電波状態が悪かったり、周りの音などのノイズが入ってしまい話難くなってしまします。
　　その結果、何度も聞きなおしたりすることになり、相手にも失礼です。

５．はっきりした口調で、元気よく話しましょう。
　　電話は相手が見えなくても，声や言葉によって，その人の表情や心が伝わってきます。
　　＊礼儀正しく
　　＊明るい声で元気よく
　　＊ゆっくり，はっきり
　　＊語尾を明確に
　　＊誠意を込めて

実際のかけ方のコツは，
　①名のる
　②取り次ぎを頼む
　③（担当者が出たら）再度名のる
　④用件や質問を言う
　⑤話をしながら要点をメモする
　⑥大事なことは復唱する
　⑦お礼のあいさつをする
　⑧静かに電話を切る
です。

それではここで、ちょっと練習してみましょう。
解答例は「　」内に白色文字で書いてあります。
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求人資料を見ていたら、次のような会社説明会の案内があった。ぜひ参加してみようと思い、電話をすることにした。３月１１日の午後が一番都合がよいが、他の日時でも都合はつく。
あなたの電話での会話を考えてみましょう。

株式会社△△　　会社説明会のご案内

日時　　２月２６日（木）１５時～１７時
　　　　　３月１１日（木）①９時～１２時　②１４時～１７時
　　　　　３月２５日（木）①９時～１２時　②１４時～１７時
内容　　会社説明会
　　　　 適性検査・・・希望者のみ実施
場所　　当社５階　会議室

※希望日時をご予約ください。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　人事課　担当：水井
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Tel　06-6123-4567

（１）電話をかける
＜コール音＞
先　方：「お待たせいたしました。株式会社△△です。」
【名のる】
①あなた：「私は京都コンピュータ学院　○○○○科（○回生）に在籍中の○○○○と申します。」

【担当者に取りついでもらう】
先　方：「○○さんですね。」
②あなた：「はい。人事課の水井様はいらっしゃいますか？」
先　方：「水井ですね。少々お待ちください。」
取りつぎ中，保留音などが流れる。このとき，黙って担当者が出るのを待つ。
水　井：「お待たせいたしました。人事課の水井です。」

【担当者に名のる】
③あなた：「私は京都コンピュータ学院　○○○○科（○回生）に在籍中の○○○○と申します。」

【用件を伝える（説明会に参加したい）】
水　井：「○○さんですね。」
④あなた：「はい。会社説明会の案内を見てお電話いたしました。ぜひ出席させていただきたいのですが」

【希望日時を言う】
水　井：「いずれの日時がご希望ですか。」
⑤あなた：「３月１１日の１４時をお願い致します。」

【名前と電話番号を言う】
水　井：「承知しました。それでは，お名前とご連絡先の電話番号をお願いいたします。」
⑥あなた：「○○○○と申します。電話番号は×××-×××-××××です。」
水　井：「お名前はどのような字をお書きするのでしょうか。」

【説明する】
⑦あなた：「各自説明できるようにしておこう」

【要点を確認する】
水　井：「当日は，当社の５階会議室へ開始時刻の１５分前までにお越しください。
⑧あなた：「復唱させていただきます。３月１１日１４時からで，１５分前までに５階会議室ですね。」

【お礼のあいさつを言う】
水　井：「はい，そうです。では，お待ちしております。」
⑨あなた：「ありがとうございました。失礼いたします。」

（２）「水井さんは席を外している」と言われ，かけなおすことにしたとき何と言うか，考えてみよう。
あなた：「それでは，後ほどあらためてお電話いたします。
　　　　 何時ごろお戻りになりますか？または，何時ごろ戻られますか？
　　　　　「お戻りになられますか？」は二重敬語になってしまう。
　　　　　それでは，後ほどあらためてお電話させていただきたいと思いますが，いつごろお電話させていただいたらよろしいでしょうか。」

（３）「希望の日時はすでに予約でいっぱいです」と言われたとき何と言うか，考えてみよう。
あなた：「それでは，
＜次の希望日を言う＞
　○月○日○時で，お願いいたします。
＜状況を聞いてから希望を言う＞
　空いている日時をお教え願えますか？
　では，○月○日○時で，お願いいたします。」

（４）水井さんに聞いておきたいことを考えてみて，それをどのように聞くか，考えてみよう。
あなた：「
（適性検査はその日以外に受けられるのか）
　　適性検査は，説明会当日以外の別の日にも受けさせていただけるのでしょうか？
（最寄り駅からの所要時間や目印を知りたい）
　　最寄りの「○○駅」から御社まで，どれくらい（何分くらい）かかりますか？
　　途中，目印になるようなものはございますか？
（地図もないとき）
　　最寄りの駅はどちらになりますか？
　　どのように行けばよろしいのでしょうか？」
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さて、どれくらいできましたか？
電話のマナーは社会人になっても必要ですから、今のうちにしっかり身につけておきましょう！

今回は、「かける時」でした。
次回、「受ける時」を紹介します。お楽しみに!