ども、すっかりご無沙汰のサスペンダーです。
といっても、「サスペンダーの秘密」がご無沙汰なだけで、「親バカ日誌」や「中国古代史座談会」にはちゃんと投稿しているので、よかったらそっちも見てください。
さて、今回も「サスペンダーの就職セミナー」をお届けします。
これまで、さまざまな就職活動関連の記事を書いてきたので、夏期休暇中にでもブログ内でまとめようかと思っています。
googleのサイトにはまとめてみたので、一度ご覧ください。
サスペンダーの就職セミナー
それでは、「サスペンダーの就職セミナー」はじまり、はじまり~。
今回は『就職活動での電話活用術【マナー編①かける時】』です。
就職活動では、企業との連絡手段として、電話がよく使われます。
しかし、いざ電話をかける時や、電話がかかってきた時など、わからないこともありますよね。
そんな困ったことにならないために電話のマナーを身につけましょう。
【電話をかける時】
準備が肝心です。「準備なくして電話はかけるな!」
1.電話番号,部署名,担当者名を確認します。
電話番号は代表電話か、担当部署直通なのかもチェックしておきましょう。
また,部署名や担当者名は間違わないように気をつけます。
2.話す内容を準備します。
何をどのように話すか、ノートにまとめておきましょう。
わかっているつもりでも、緊張してついうっかり忘れてしまうことがあります。
そして、そのノートはそのまま、メモが取れるようにしましょう。
企業の言われる事をしっかりメモしましょう。
その時は覚えていても、電話を切ったら忘れてしまうことってよくあります。
とくに、日時や場所などは復唱しましょう。
さらに,企業のパフレットや資料などは手元に置いて,いつでも見られるようにしておきます。
3.相手企業への気配りとして、忙しい時間帯などは避けるようにします。
たとえば、月曜の午前、始業時間すぐや終業時間間際、お昼休憩、月末月初などは避けたいですね。
ということで、電話をかけるなら
午前は10:00~11:30、
午後は14:00~16:30 くらいが目安です。
もし,どうしても忙しい時間にかけなくてはいけないときは,
「お忙しいところ申し訳ございません」など一言添えましょう。
4.電話をかけるなら、できれば固定電話から。
公衆電話を利用する場合は、ボックスタイプのものがベターです。
携帯電話では電波状態が悪かったり、周りの音などのノイズが入ってしまい話難くなってしまします。
その結果、何度も聞きなおしたりすることになり、相手にも失礼です。
5.はっきりした口調で、元気よく話しましょう。
電話は相手が見えなくても,声や言葉によって,その人の表情や心が伝わってきます。
*礼儀正しく
*明るい声で元気よく
*ゆっくり,はっきり
*語尾を明確に
*誠意を込めて
実際のかけ方のコツは,
①名のる
②取り次ぎを頼む
③(担当者が出たら)再度名のる
④用件や質問を言う
⑤話をしながら要点をメモする
⑥大事なことは復唱する
⑦お礼のあいさつをする
⑧静かに電話を切る
です。
それではここで、ちょっと練習してみましょう。
解答例は「 」内に白色文字で書いてあります。
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求人資料を見ていたら、次のような会社説明会の案内があった。ぜひ参加してみようと思い、電話をすることにした。3月11日の午後が一番都合がよいが、他の日時でも都合はつく。
あなたの電話での会話を考えてみましょう。
株式会社△△ 会社説明会のご案内
日時 2月26日(木)15時~17時
3月11日(木)①9時~12時 ②14時~17時
3月25日(木)①9時~12時 ②14時~17時
内容 会社説明会
適性検査・・・希望者のみ実施
場所 当社5階 会議室
※希望日時をご予約ください。
人事課 担当:水井
Tel 06-6123-4567
(1)電話をかける
<コール音>
先 方:「お待たせいたしました。株式会社△△です。」
【名のる】
①あなた:「私は京都コンピュータ学院 ○○○○科(○回生)に在籍中の○○○○と申します。」
【担当者に取りついでもらう】
先 方:「○○さんですね。」
②あなた:「はい。人事課の水井様はいらっしゃいますか?」
先 方:「水井ですね。少々お待ちください。」
取りつぎ中,保留音などが流れる。このとき,黙って担当者が出るのを待つ。
水 井:「お待たせいたしました。人事課の水井です。」
【担当者に名のる】
③あなた:「私は京都コンピュータ学院 ○○○○科(○回生)に在籍中の○○○○と申します。」
【用件を伝える(説明会に参加したい)】
水 井:「○○さんですね。」
④あなた:「はい。会社説明会の案内を見てお電話いたしました。ぜひ出席させていただきたいのですが」
【希望日時を言う】
水 井:「いずれの日時がご希望ですか。」
⑤あなた:「3月11日の14時をお願い致します。」
【名前と電話番号を言う】
水 井:「承知しました。それでは,お名前とご連絡先の電話番号をお願いいたします。」
⑥あなた:「○○○○と申します。電話番号は×××-×××-××××です。」
水 井:「お名前はどのような字をお書きするのでしょうか。」
【説明する】
⑦あなた:「各自説明できるようにしておこう」
【要点を確認する】
水 井:「当日は,当社の5階会議室へ開始時刻の15分前までにお越しください。
⑧あなた:「復唱させていただきます。3月11日14時からで,15分前までに5階会議室ですね。」
【お礼のあいさつを言う】
水 井:「はい,そうです。では,お待ちしております。」
⑨あなた:「ありがとうございました。失礼いたします。」
(2)「水井さんは席を外している」と言われ,かけなおすことにしたとき何と言うか,考えてみよう。
あなた:「それでは,後ほどあらためてお電話いたします。
何時ごろお戻りになりますか?または,何時ごろ戻られますか?
「お戻りになられますか?」は二重敬語になってしまう。
それでは,後ほどあらためてお電話させていただきたいと思いますが,いつごろお電話させていただいたらよろしいでしょうか。」
(3)「希望の日時はすでに予約でいっぱいです」と言われたとき何と言うか,考えてみよう。
あなた:「それでは,
<次の希望日を言う>
○月○日○時で,お願いいたします。
<状況を聞いてから希望を言う>
空いている日時をお教え願えますか?
では,○月○日○時で,お願いいたします。」
(4)水井さんに聞いておきたいことを考えてみて,それをどのように聞くか,考えてみよう。
あなた:「
(適性検査はその日以外に受けられるのか)
適性検査は,説明会当日以外の別の日にも受けさせていただけるのでしょうか?
(最寄り駅からの所要時間や目印を知りたい)
最寄りの「○○駅」から御社まで,どれくらい(何分くらい)かかりますか?
途中,目印になるようなものはございますか?
(地図もないとき)
最寄りの駅はどちらになりますか?
どのように行けばよろしいのでしょうか?」
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さて、どれくらいできましたか?
電話のマナーは社会人になっても必要ですから、今のうちにしっかり身につけておきましょう!
今回は、「かける時」でした。
次回、「受ける時」を紹介します。お楽しみに!
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